Por qué Google Calendar
- Es gratuito con una cuenta de Google y funciona en el móvil, la tablet y el ordenador.
- Permite tener varios calendarios superpuestos, cada uno con su color.
- Se puede compartir con cada persona del equipo con distintos niveles de permiso.
- Avisa con notificaciones antes de cada cita.
1. Un calendario por cabina o profesional
En lugar de meter todo en un único calendario, crea uno por cabina o por profesional (en la versión web: «Otros calendarios» → «+» → «Crear calendario»). Así puedes mostrar u ocultar cada uno y ves de un vistazo qué cabina está libre.
Si trabajas sola, con un calendario para citas y otro para asuntos personales es suficiente.
2. Colores por tipo de tratamiento
Además del color de cada calendario, puedes cambiar el color de un evento concreto. Un código sencillo ayuda mucho: por ejemplo, un color para faciales, otro para depilación y otro para manicura. Apúntalo en algún sitio para que todo el equipo use el mismo.
3. Duraciones reales, con preparación
El error más común es anotar solo el tiempo del tratamiento. Si después hay que limpiar, cambiar la camilla o dejar secar, ese tiempo también ocupa la cabina. Un ejemplo de cómo calcularlo (adapta los minutos a tu centro):
| Tratamiento (ejemplo) | Tratamiento | Preparación | Duración a reservar |
|---|---|---|---|
| Limpieza facial | 60 min | 10 min | 70 min |
| Manicura semipermanente | 45 min | 10 min | 55 min |
| Depilación de piernas | 30 min | 5 min | 35 min |
En CitaPropia cada servicio tiene su propia duración, así que basta con configurar la duración total y la web nunca ofrecerá dos citas sin margen entre ellas.
4. Bloquea lo que no son citas
Comidas, formaciones, la llegada de un pedido, la limpieza a fondo del viernes: créalas como eventos, y si se repiten, como eventos periódicos. Con CitaPropia, cualquier evento de tu calendario cierra esa hora en la web de reservas automáticamente, así que basta con apuntar «Comida» para que nadie pueda reservar a esa hora.
5. Comparte con el equipo con el permiso justo
Desde la configuración de cada calendario puedes compartirlo con personas concretas y elegir qué pueden hacer: ver solo si una hora está libre u ocupada, ver todos los detalles, hacer cambios en los eventos o, además, gestionar con quién se comparte. Lo razonable suele ser:
- Cada profesional: puede hacer cambios en su propio calendario.
- Recepción o encargada: puede hacer cambios en todos.
- Gestionar el uso compartido: solo la persona responsable del centro.
6. Avisos en el móvil
Configura una notificación unos minutos antes de cada cita para que nadie se despiste entre tratamiento y tratamiento, y revisa que el móvil del centro tenga las notificaciones del calendario activadas.
7. Cuidado con los datos sensibles
En estética a veces se anotan alergias, contraindicaciones o tratamientos médicos previos. No los pongas en el título de un evento que ve todo el equipo ni en un calendario compartido con personas externas. Guárdalos en un lugar de acceso restringido, como las notas privadas de cada clienta en el panel de CitaPropia, y comparte solo lo necesario.
Que las reservas entren solas
Con todo lo anterior tienes una agenda ordenada; falta que no tengas que escribir tú cada cita. Con CitaPropia, tus clientas reservan desde el móvil y la cita aparece en tu Google Calendar al instante, con su nombre y teléfono. Ellas reciben confirmación por email y un recordatorio 24 horas antes.
Si trabajáis varias profesionales, tus clientas eligen con quién reservan al escoger la hora, y en el panel puedes filtrar la agenda por profesional. Si necesitas que cada cabina tenga su propio calendario, consúltanos.
Más detalles en reservas online para centros de estética, y si te preocupan las ausencias, en cómo reducir las citas no presentadas.